4月入社から新たな仲間が加わった企業・部署の方も多いと思います。私たちが提供する基幹業務システムであるPlaza-iを業務で操作する必要のある方にとっては、その操作習得は配属直後の生産性を大きく左右する重要な要素です。Plaza-iの操作に不慣れな新入社員にとっては、適切な教育がなされないまま現場に放たれることは、業務効率の低下やミスの誘発につながりかねません。
こうした課題に対応すべく、Plaza-i操作トレーニングの手法は近年、急速に進化を遂げてきました。従来主流であった紙のマニュアルから、動画による直感的な学習へ、さらに現在では、実業務と融合した画面ナビゲーションの活用へと段階的に進化しています。私たちはこの三段階の進化をふまえ、企業の人材育成を支援する実践的なトレーニングモデルを提案しています。
かつては、紙のマニュアルがトレーニングの中心でした。Plaza-iの画面構成や操作手順が細かく記載された冊子を用いて、新入社員は自身で内容を読み込み、操作を試しながら学習を進める必要がありました。しかし実際には、専門用語や操作の具体例や背景の説明が省かれた記述が理解を妨げることも多く、疑問が生じた際にもすぐに解決できず、学習効率は決して高いものとは言えませんでした。
加えて、業務フローやシステムの仕様変更に追従するには改訂作業が必要で、メンテナンスにも大きな手間がかかっていました。またコロナ禍の在宅勤務においては印刷して手元に置くこともできなくなり、WordやPDFを画面上で閲覧するだけでは手書きメモを書き加えられるという利便性も乏しくなりました。
こうした背景を受けて登場したのが、動画によるトレーニングです。特にMicrosoft Teamsの会議録画機能を活用した操作解説動画は、通常のトレーニング時にトレーニング担当者が画面共有をしながら説明した内容をそのまま録画・蓄積できるため、教育工数の削減と質の均一化に大きく寄与しています。
新入社員は実際の操作画面を見ながら、音声による解説を繰り返し視聴することで、より直感的かつ自分のペースで学習を進めることが可能となりました。業務内容に即した動画をカテゴリ別に整理すれば、必要なときに必要な情報へアクセスすることもでき、紙マニュアルとは比べものにならないほどの学習効果が得られます。
また倍速再生も可能なのでトレーニング非参加者も効率的に習熟に勉めることができます。一方で、長時間の動画では集中力が続きづらい、特定の操作を探しにくいといった運用上の課題も残ります。そういった課題に対応するために ①一つの操作を細切れに録画する 動画自体にチャプターを追加する、など動画マニュアルの作成自体に膨大な工数がかかるという現状がございます。
そして現在、Plaza-i操作トレーニングは次のステージへと進化しています。それが、Plaza-iの操作画面上にリアルタイムで手順をガイドする、画面ナビゲーション機能の導入です。
ユーザが実際の業務を行っている最中に、「次にどの項目を入力するか」「項目に何を入力するか」「どのタブに移動するか」「どのボタンをクリックするか」といった操作指示がその場で提示されるこの機能は、紙や動画を事前に学習する形式から、業務そのものを通じて操作を習得するという、まさに“体験型学習”への転換を意味します。
新入社員は実務の中でPlaza-iを自然に扱えるようになり、教育と業務の境界がなくなることで、定着率と即戦力化のスピードが格段に向上します。また、操作の標準化によって古いマニュアルや教育担当者の違いによる属人化が排除され、ミスの抑制や教育担当者の負担軽減といった効果も期待できます。
弊社では、こうしたトレーニング手法の進化を踏まえ、企業の課題や環境に合わせた新入社員向けPlaza-i操作トレーニングサービスをご提供しております。
Teamsを活用したトレーニングとトレーニング実施動画の提供、Plaza-i操作ナビ構築、新人研修向けの操作講習会の実施など、教育設計から実行まで一気通貫の支援が可能です。自社リソースでのトレーニング実施が難しいユーザ企業様でも、弊社のノウハウをご活用いただくことで、確実かつ効果的な育成体制を構築できます。
Plaza-iは単なる業務システムではなく、企業経営の根幹を支えるインフラです。その価値を最大限に引き出すためには、活用する人材の教育が不可欠です。
新入社員の不安を解消し、自信を持ってPlaza-iを使いこなせるようにすることで、企業全体の生産性は着実に向上します。貴社の業務内容に即した、実践的かつ継続可能な教育モデルをご提案させていただきます。