SE日記 Vol.5 【2か月での立上げは可能。ただし、我々についてきてください！】

ＥＲＰを導入するプロジェクトにおいては、ベンダーの選定に始まり、プロジェクトの立ち上げ、導入、本番運用に至るまで、様々なことが起きます。中には、想定外の事態が発生して大きな問題となるケースもあります。

筆者も、かつてはＳＥでした。お客様に対してこちらから苦言を呈したこと、お客様からいただいたクレーム、その反対に、お褒めをいただいた言葉など、その時々に鮮明な記憶が残っています。

お客様からいただいた言葉やターニングポイントとなった出来事などをテクニカルな話ではなく、ＳＥの立場でどう考えたかといった観点から綴ります。

第5回のテーマは『２か月での立ち上げは可能です。ただし、我々についてきてください！』です。

短期導入が至上命題

通常、基幹業務パッケージの導入は、フィット＆ギャップに始まり、カスタマイズやアドオン要件の外部仕様設計、詳細設計・開発、テストを経て、データ移行、並行ラン（本番前稼働確認）を行って、本稼働に入る流れとなります。

一般的に、1年以上の期間を要し、早くても半年以上はかかるプロジェクトがほとんどです。
そんな中、今回は、2か月でプロジェクト着手から本番立ち上げまでいった、稀有な事例をご紹介させていただきます。

お客様は、フランスに親会社を持つ高級ブランド品の日本法人です。
日本法人自体が設立されて間もなく、会社としての業務オペレーションの確立に取り組んでいる時期でした。既に営業活動は展開されていて、受注した商品をフランスから輸入し、国内の販売店へ卸す業務が回っています。

但し、まだシステム導入がされておらず、すべて手作業で行っている状態でした。その為、少しでも早くシステムを導入して、業務の効率化を進めたい。

そこで、お客様から、何社かＥＲＰベンダーに声を掛けられたようですが、１～２か月でシステムを導入したいというお客様の要望に、どの会社も及び腰。当社にも当然、同じ要望が出されましたが、その時、他社からはすべて断られたと聞いて、「逆に、これはチャンスだ！」と考えました。

ご発注いただく前に、ベンダー側から釘を刺す

通常なら、冒頭に書いたように、基幹業務パッケージの導入には相当な期間を要しますが

・お客様の業務オペレーションがまだ固まりきっておらず、パッケージに合わせられる余地があること

・まだ規模が小さい会社だったので、窓口となる経理担当課長がすべてを取り仕切ることができ、即断即決できる環境があること

・取引先や商品などのマスターデータ件数もさほど多くなく、残高等を含めたデータ移行の難易度が抑えられそうなこと

などを考慮し、「弊社にお任せください。」と話しました。そこで、次に出てきたのが、タイトルにある言葉です。

「２か月での立ち上げは可能です。ただし、我々についてきてください！」

２か月で立ち上げるためには、乗り越えなければならない条件があります、とお客様に説明。
それは、

①業務処理をパッケージに合わせること
これにより、業務処理自体も標準化でき、かつ、カスタマイズにかける時間とコストをカットできます。どうしても必要な業務要件が出てきたら、本稼働後にカスタマイズの可否検討を行いましょう。

②最大のポイントは、データ移行
日々の業務でお忙しいとは思いますが、取引先や商品などのマスタデータはお客様自身に作っていただかないといけません。Excelのこのシートに入れていただければ、取り込み作業はこちらで行いますので、特に、ここのスケジュールは厳守してください。

③工程を遅らせない
日々の業務で忙しいとは思いますが、予定したことは予定した期日まで終わらせていかないと、遅れがどんどん大きくなっていきます。残業覚悟でいけますか？

④操作教育は、立上げ当初から使用しなければならない担当者に限定すること
関わる人が多ければ多いほど、全体が操作習得するのに時間がかかります。社内全体への操作教育は、本稼働後、社内教育の形で進めてください。必要であれば、立ち会います。

覚悟を決めたお客様

これを、営業の早い段階で、お客様に伝えました。確か、２度目の訪問でデモを見せた時だったと思います。

今回は、お客様自身に相当な覚悟をしていただかないと、プロジェクトはうまくいかないと考え、この条件を説明し、お客様の反応を伺いました。尻込みされるようなら、こちらも引き下がるつもりでした。

そして、３度目の訪問の時、
「何としても２か月で立ち上げなければならない。よろしくお願いします。」というお言葉とともに、お客様から注文書をいただきました。
その翌週から、もう作業開始です。フィット＆ギャップからスタートする通常のプロジェクトだと、週１～２回の打合せペースだと思いますが、今回は、週３回ペースでお客様を訪問し、打合せ、操作説明、データ移行作業支援等を行いました。

日常業務を行いながら、でしたので、夜、お客様を訪問して打合せをすることもありました。
本当に、短期集中の作業でしたが、予定通り、２か月に本稼働までたどり着くことができました。